Whistleblowerordning

HERNING VAND HOLDING A/S (herefter betegnet ”Herning Vand”) ønsker at have en åben virksomhedskultur, hvor man kan stå frit frem og indberette viden og/eller rimelig mistanke om uregelmæssigheder eller ulovligheder i relation til Herning Vands aktiviteter, medarbejdere, ledelse, leverandører og lignende.

Herning Vand er bevidst om, at en åben virksomhedskultur, i visse tilfælde, ikke er tilstrækkelig til at sikre, at oplysninger om ulovligheder eller uregelmæssigheder bliver indberettet gennem Herning Vands almindelige kommunikationskanaler.

Herning Vand har derfor, som et supplement, etableret en intern whistleblowerordning i overensstemmelse med lov om beskyttelse af whistleblowere (lov nr. 1436 af 29/06/2021) (whistleblowerloven).

Formålet med denne whistleblowerpolitik er at beskrive, hvordan whistleblowerordningen fungerer, herunder hvilke forhold der kan indberettes, og hvordan indberetninger behandles, så potentielle whistleblowere kan træffe en informeret beslutning om, hvorvidt, hvordan og hvornår de skal foretage indberetning. Derudover vil der være oplysninger om den beskyttelse, som en whistleblower og en indberettet person har.

Vi opfordrer til, at hele whistleblowerpolitikken læses grundigt, inden der foretages en indberetning.

Whistleblowerpolitik for Herning Vand Holding A/S

Whistleblowerordningens formål

Whistleblowerordningen har til formål:

At øge mulighederne for at ansatte og visse øvrige persongrupper kan ytre sig om viden og/eller rimelig mistanke om visse ulovligheder og alvorlige forhold i Herning Vand uden at skulle frygte, at dette vil have negative konsekvenser
At beskytte personer, som foretager indberetning til whistleblowerordningen i god tro
At øge sandsynligheden for at fejl og uregelmæssigheder eller ulovligheder opdages hurtigst muligt

Whistleblowerordningen er et alternativ og supplement til de almindelige kommunikationsveje i Herning Vand.

Det er frivilligt, om en person ønsker at anvende whistleblowerordningen, og det bør altid overvejes, om en observation hensigtsmæssigt kan håndteres ved henvendelse direkte til ledelsen i Herning Vand (nærmeste leder eller dennes leder), eller til øvrige etablerede kontaktpunkter.

Whistleblowerordningen er navnlig tiltænkt situationer, hvor en potentiel whistleblower ikke føler sig tryg ved at bruge de almindelige kommunikationsveje, herunder ved frygt for at blive mødt med sanktioner eller repressalier, samt situationer, hvor den potentielle whistleblower allerede har forsøgt at henvende sig via de almindelige kommunikationsveje, uden at dette har medført, at observationen er blevet håndteret og/eller taget hånd om.

Det skal bemærkes, at den beskyttelse en whistleblower nyder under whistleblowerloven, kun gælder når der foretages indberetninger i overensstemmelse med lovens krav og gennem den etablerede indberetningskanal for whistleblowerordningen.

Whistleblowerloven kan tilgås via dette link: https://www.retsinformation.dk/eli/lta/2021/1436.

Hvem kan indberette til Herning Vands whistleblowerordning?

Whistleblowerordningen kan anvendes af fysiske personer, som har skaffet sig adgang til de oplysninger, som personen vil indberette i forbindelse med vedkommendes arbejdsrelaterede aktiviteter, når personen tilhører en af følgende kategorier:

Ansatte i Herning Vand
Selvstændigt erhvervsdrivende (underleverandører til Herning Vand),
Aktionærer og medlemmer af direktionen og/eller bestyrelsen i Herning Vand,
Frivillige, lønnede eller ulønnede praktikanter,
Ansatte ved underleverandører og leverandører,
Alle af forestående personer, hvor det arbejdsmæssige forhold siden er ophørt, samt
Alle af forestående personer, hvis arbejdsmæssige forhold endnu ikke er påbegyndt, når de indberettede oplysninger vedrører overtrædelser, som vedkommende har skaffet sig adgang til i løbet af ansættelsesprocessen eller andre førkontraktuelle forhandlinger.

En whistleblower har ikke partsstatus i den sag, der omhandler opfølgning på den indberettede information. En whistleblower modtager i overensstemmelse med whistleblowerloven feedback om sagsbehandlingen, jf. herom nedenfor.

Hvad kan indberettes til whistleblowerordningen?

Whistleblowerordningen kan kun anvendes til at indberette oplysninger om visse forhold, der har fundet sted, eller vil finde sted, eller ved begrundet mistanke herom. Desuden skal oplysningerne relatere sig til Herning Vand.

De forhold, der kan indberettes til whistleblowerordningen, kan opdeles i tre kategorier. Disse er:

Kategori 1

Enhver overtrædelse af visse EU-regler og implementeringen heraf i dansk ret inden for områderne:

offentligt udbud
finansielle tjenesteydelser, produkter og markeder
forebyggelse af hvidvask af penge og finansiering af terrorisme
produktsikkerhed og ‑overensstemmelse
transportsikkerhed
miljøbeskyttelse
strålingsbeskyttelse og nuklear sikkerhed
fødevare- og fodersikkerhed, dyresundhed, dyrevelfærd og folkesundhed
forbrugerbeskyttelse
beskyttelse af privatlivets fred og personoplysninger
netværks- og informationssystemers sikkerhed
konkurrenceret og statsstøtte.

Der gælder ingen bagatelgrænse for disse forhold, og enhver overtrædelse kan derfor indberettes.

Kategori 2

Øvrige alvorlige lovovertrædelser, hvilket omfatter, at der som udgangspunkt skal være tale om forhold, hvis afdækning er i offentlighedens interesse.

Omfattet vil i almindelighed være oplysninger om strafbare forhold, herunder tyveri, svig, underslæb, bedrageri og bestikkelse, hvidvask, hacking, aflytning, optagelse af samtaler mellem andre, dokumentfalsk, databedrageri, mandatsvig, afpresning, overtrædelser af eventuelle tavshedspligter, overtrædelser af skattelovgivningen, overtrædelser af lov om bogføring, brud på sikkerhed i transportsektoren, misbrug af økonomiske midler, tilsidesættelse af en lovbestemt handlepligt, overtrædelse af miljølovgivningen, alvorlige brud på arbejdssikkerheden m.v.

Kategori 3

Øvrige alvorlige forhold, hvilket omfatter, at der som udgangspunkt skal være tale om forhold, hvis afdækning er i offentlighedens interesse, og som kan have afgørende betydning for enkeltpersoners liv eller helbred eller for Herning Vand som helhed.

Omfattet vil i almindelighed være oplysninger om seksuel chikane eller andre grove personrelaterede konflikter på arbejdspladsen, f.eks. grov chikane på grund af race, køn, politisk eller religiøst tilhørsforhold, diskrimination, samt øvrige særlige tilfælde, hvor samarbejdsvanskeligheder indebærer eller medfører store risici for liv, helbred eller produktsikkerhed, grove eller gentagne overtrædelser af arbejdspladsens interne retningslinjer om f.eks. tjenesterejser og gaver samt tilsidesættelse af faglige standarder, der vil kunne medføre en risiko for personers sikkerhed og sundhed.

Oplistningen er ikke udtømmende.

I hver enkelt sag, der indberettes via whistleblowerordningen, vil der blive foretaget en konkret vurdering af, om indberetningen falder indenfor ordningen.

Hvad kan ikke indberettes til whistleblowerordningen?

Whistleblowerordningen kan ikke anvendes til at indberette oplysninger om mindre væsentlige eller mindre alvorlige forhold.

Eksempelvis kan oplysninger om overtrædelse af interne retningslinjer i Herning Vand af mindre alvorlig karakter, f.eks. regler om påklædning, interne retningslinjer omkring rygning, indtagelse af alkohol, brug af e‑mail og internet, sygefravær, privat brug af kontorartikler m.v., ikke indrapporteres gennem ordningen.

Oplysninger om personalerelaterede konflikter på arbejdspladsen, f.eks. mobning, samarbejdsvanskeligheder, inkompetence mv., vil som udgangspunkt ikke være omfattet af whistleblowerordningens anvendelsesområde, medmindre forholdet er af særlig grov karakter.

Indberetninger om whistleblowerens eget ansættelsesforhold vil som udgangspunkt falde uden for whistleblowerordningens anvendelsesområde, medmindre der er tale om seksuel chikane eller anden form for grov chikane. F.eks. kan whistleblowerordningen ikke anvendes til at indgive oplysninger om konflikter mellem whistlebloweren og øvrige medarbejdere, samarbejdsvanskeligheder eller forhold, der henhører under det fagretlige system.

Vurderes det, at et indberettet forhold falder udenfor whistleblowerordningens anvendelsesområde, vil whistlebloweren blive orienteret om dette gennem whistleblowerplatformen. Indberetningen videresendes ikke fra whistleblowerordningen til rette behandlingssted i dette tilfælde. Hvis indberetningen afvises fra whistleblowerordningen, er det derfor op til whistlebloweren at beslutte, om oplysningerne skal meddeles Herning Vand på anden måde.

De eksempler, der er beskrevet ovenfor vedrørende forhold, der ikke kan behandles i whistleblowerordningen, er ikke udtømmende.

Hvem kan indberettes til whistleblowerordningen?

Den personkreds, der kan indberettes til whistleblowerordningen, omfatter alle ansatte i Herning Vand, medlemmer af bestyrelsen og/eller direktionen, samt øvrige personer med en tilknytning eller relation til Herning Vand, når oplysningerne vedrører forhold, som Herning Vand er ansvarlig for, eller forhold som påvirker Herning Vand som virksomhed. Der kan også indberettes oplysninger om handlinger, som ikke kan henføres til en enkelt eller bestemt person, men som f.eks. skyldes en grundlæggende (system)fejl i Herning Vand.

Sådan indgives en indberetning til whistleblowerordningen

Indberetninger kan kun indgives eller opstartes via den etablerede whistleblowerplatform på https://herningvand.indberet.nu. Platformen sikrer, at der sker en fortrolig behandling af alle indberetninger, og at en eventuel efterfølgende dialog mellem den udpegede whistleblowerenhed og whistlebloweren sikkert kan udveksles via platformen.

Indgives oplysninger på anden vis uden forudgående aftale, opnår whistlebloweren ikke den beskyttelse, som er fastlagt ved whistleblowerloven.

Det er via platformen muligt at indgive skriftlige indberetninger via en online formular.

Indberetninger skal foretages på dansk.

Hvem behandler indberetningerne?

Indberetninger behandles af Herning Vands interne whistleblowerenhed, der består af få betroede personer. Whistleblowerenheden bistås af DAHL Advokatpartnerselskab.

Indledningsvist modtages alle indberetninger til whistleblowerordningen af DAHL Advokatpartnerselskab, som foretager en indledende vurdering af, om indberetningen falder indenfor whistleblowerordningens anvendelsesområde samt en habilitetsvurdering som sikrer, at indberetninger ikke overgives til en person ved Herning Vand, der selv er involveret i sagen.

Indberetningen overgives herefter til de særligt udpegede og betroede personer hos Herning Vand, som forestår den videre opfølgning.

Der kan inddrages eksterne samarbejdspartnere, eksempelvis advokater og revisorer, i sagsbehandlingen. Derudover kan direktionen og/eller bestyrelsen kan ligeledes inddrages, hvis det er relevant, og kun hvis det kan ske under overholdelse af whistleblowerlovens tavshedspligter.

Såfremt der inddrages af øvrige personer udenfor whistleblowerenheden, vil dette altid ske med respekt af whistleblowerordningens fortrolighed og whistleblowerlovens regler om videregivelse af oplysninger.

Hvordan registrerer og behandler Herning Vand indberetninger?

Alle indberetninger til whistleblowerordningen bliver registreret via whistleblowerplatformen. Registreringen sker i overensstemmelse med den fortroligheds- og tavshedspligt, som er pålagt whistleblowerenheden gennem whistleblowerloven.

Senest syv dage efter, at en indberetning er indgivet, modtager whistlebloweren en bekræftelse på, at indberetningen er modtaget. Det kræver dog, at whistlebloweren har valgt at følge sagen på whistleblowerplatformen. Det er muligt at føre en dialog og indsende yderligere information via whistleblowerplatformen. Det gælder også, når whistlebloweren ikke ønsker at oplyse sin identitet.

Indberetninger behandles af Herning Vands whistleblowerenhed, som består af nogle få betroede personer, som er instrueret i den fortroligheds- og tavshedspligt, som de er underlagt efter whistleblowerloven.

De betroede personer er også instrueret i, at de omhyggeligt skal følge op på indberetninger og give feedback til whistlebloweren, i den udstrækning det er muligt. Dette skal ske så hurtigt som muligt og ikke senere end 3 måneder efter bekræftelsen af modtagelsen af indberetningen.

Som udgangspunkt vil feedback indeholde oplysninger om den opfølgning, der er foretaget og om begrundelsen for denne opfølgning. Feedback vil i mange sager blive afgivet ad flere omgange. Feedback gives via whistleblowerplatformen. For at kunne modtage feedback skal whistlebloweren vælge at følge sagen, når indberetningen indgives.

De betroede personer, der følger op på indberetningen, beslutter selv hvilke aktiviteter, der konkret skal iværksættes for at følge op på indberetningen. Der er dog fastsat en overordnet procedure for opfølgningen, som indeholder forslag til aktiviteter, der bør overvejes, så det sikres, at opfølgningen er grundig og omhyggelig.

Opfølgningen på indberetninger omfatter altid, at der indledningsvist foretages en vurdering af, om indberetningen falder indenfor whistleblowerordningens anvendelsesområde.

Hvis det vurderes, at indberetningen falder udenfor anvendelsesområdet for whistleblowerordningen (dvs. at indberetningen ikke vedrører et forhold, der kan indberettes til whistleblowerordningen, eller at indberetningen indgives af en person, som whistleblowerordningen ikke er åben for), afvises indberetningen, og whistlebloweren modtager en orientering herom via whistleblowerplatformen. Det kræver dog, at whistlebloweren har valgt at følge sagen.

Hvis den indledende undersøgelse konkluderer, at der kan være tale om en overtrædelse, bliver det indberettede forhold underkastet en nærmere undersøgelse. Der kan i den forbindelse også ske videregivelse af oplysninger fra indberetningen til politiet eller øvrige offentlige myndigheder til yderligere efterforskning.

Hvis det vurderes, at indberetningen er ubegrundet, eller at der ikke er grundlag for at foretage yderligere handlinger for at følge op på indberetningen – eller for at imødegå det indberettede forhold -, afsluttes sagsbehandlingen. Whistlebloweren modtager besked herom via whistleblowerplatformen, hvis whistlebloweren har valgt at følge sagen.

Fortrolighed og anonymitet

En whistleblower vælger selv, om vedkommende vil oplyse sin identitet i forbindelse med en indberetning.

Whistleblowere, som ikke ønsker at oplyse deres identitet, har selv ansvaret for at sikre, at deres identitet ikke fremgår noget sted i indberetningen, herunder i eventuelle bilag til indberetningen.

Det bemærkes, at selvom identitet ikke oplyses, kan indberetningen i sig selv, eller de undersøgelser, der foretages for at følge op på indberetningen, eventuelt afsløre whistleblowerens identitet. Herning Vand kan derfor ikke garantere, at en whistleblower er eller forbliver anonym.

Hvis Herning Vand kender whistleblowerens identitet, er whistlebloweren sikret fortrolighed om sin identitet og oplysninger, der kan afsløre identiteten. Som udgangspunkt er det kun de få betroede personer i whistleblowerenheden, der bliver bekendte med oplysningerne.

De personer, der behandler indberetningen, er underlagt en lovbestemt tavshedspligt om alle oplysninger, der indgår i indberetningen.

Oplysninger om whistleblowerens identitet og andre oplysninger, ud fra hvilke whistleblowerens identitet direkte eller indirekte kan udledes, må kun videregives til andre end de få betroede personer i whistleblowerenheden, såfremt whistlebloweren giver sit udtrykkelige samtykke, jf. dog afsnittet herunder.

Selv om whistlebloweren ikke har givet samtykke, kan oplysninger om whistleblowerens identitet, og andre oplysninger ud fra hvilke whistleblowerens identitet direkte eller indirekte kan udledes, videregives til politiet og/eller andre offentlige myndigheder, når videregivelsen er nødvendig og forholdsmæssig samt sker for at imødegå overtrædelser, eller med henblik på at sikre indberettede eller øvrige berørte personers ret til et forsvar. Som udgangspunkt vil whistlebloweren blive orienteret før en sådan videregivelse sker.

Andre oplysninger fra indberetningen, end oplysninger om whistleblowerens identitet, kan kun videregives, når det sker som led i opfølgningen indberetningen eller for at imødegå overtrædelser.

Hvis Herning Vand ikke kender identiteten på whistlebloweren, kan mulighederne for at følge op på indberetningen være begrænset. Whistleblowere opfordres derfor til at oplyse deres identitet sammen med indberetningen, selvom det er frivilligt.

Du har mulighed for at indberette til den Nationale Whistleblowerordning

Datatilsynet har etableret en National Whistleblowerordning, som er en ekstern, uafhængig og selvstændig whistleblowerordning, som kan modtage og behandle oplysninger om overtrædelser omfattet af lov om beskyttelse af whistleblowere § 1.

De oplysninger om overtrædelser, der kan indberettes til den Nationale Whistleblowerordning, er dermed sammenfaldende med de oplysninger, der kan indberettes til Herning Vands interne whistleblowerordning.

Det er op til den enkelte whistleblower at afgøre, om der skal indberettes til den interne whistleblowerordning i Herning Vand eller til den eksterne Nationale Whistleblowerordning. Potentielle whistleblowere opfordres til at indberette til Herning Vands interne whistleblowerordning i alle tilfælde, hvor overtrædelsen kan forventes imødegået effektivt internt i virksomheden, og hvor den potentielle whistleblower vurderer, at der ikke er risiko for at blive udsat for repressalier som følge af indberetningen.

Oplysninger om den Nationale Whistleblowerordning, proceduren for at foretage indberetninger og oplysninger om sagsbehandlingen, kan findes på Datatilsynets hjemmeside på www.whistleblower.dk.

Whistleblowerens beskyttelse

Whistleblowere nyder beskyttelse efter whistleblowerloven i form af fortrolighed og beskyttelse mod repressalier. Beskyttelsen gælder kun når følgende betingelser er opfyldt:

Indberetningen indgives til den interne whistleblowerordning eller til den eksterne whistleblowerordning, jf. afsnittene herom. I ganske særlige tilfælde kan en whistleblower også opnå beskyttelse ved offentliggørelse af sine observationer.
Whistlebloweren skal have rimelig grund til at antage, at de indberettede oplysninger var korrekte på tidspunktet for indberetningen, og at oplysningerne falder indenfor whistleblowerordningens anvendelsesområde, jf. afsnittet om anvendelsesområdet.

Whistlebloweren skal med andre ord være i god tro omkring sin indberetning.

Hvis whistlebloweren indgiver en indberetning i ond tro, kan det være strafbart (bødestraf) og whistlebloweren kan blive politianmeldt, ligesom whistlebloweren kan blive mødt med civilretlige sanktioner. Derudover kan det have negative ansættelsesretlige konsekvenser for whistlebloweren. Indberetninger indgivet i ond tro inkluderer f.eks. bevidst indberetning eller offentliggørelse af urigtige oplysninger – navnlig hvis dette sker med henblik på at chikanere eller skade andre personer.

Hvis der indberettes i god tro og i overensstemmelse med denne whistleblowerpolitik, er whistlebloweren beskyttet af den tavshedspligt og fortrolighedspligt, som er beskrevet ovenfor. Whistlebloweren er også beskyttet mod repressalier. Repressalier omfatter enhver form for ufordelagtig behandling eller ufordelagtig følge som reaktion på indberetningen. Denne beskyttelse omfatter også familiemedlemmer, medhjælpere/partsrepræsentanter mv.

Omfatter indberetningen oplysninger om overtrædelser, som whistlebloweren selv har foretaget, kan indberetningen naturligvis medføre konsekvenser for whistleblowerens eget ansættelsesforhold.

Hvis whistlebloweren indberetter i god tro og i overensstemmelse med denne whistleblowerpolitik, anses whistlebloweren ikke for at have tilsidesat en lovbestemt tavshedspligt og ifalder ikke nogen form for ansvar herfor.

De oplysninger, der indberettes, skal whistlebloweren have skaffet sig adgang til på lovlig vis. I modsat fald kan whistlebloweren straffes for at have skaffet sig (ulovlig) adgang til oplysningerne.

Den indberettede persons rettigheder

Hvis en indberetning rettes mod en eller flere bestemt(e) fysiske personer, vil disse personer som udgangspunkt blive orienteret herom. Der er dog væsentlige undtagelser, jf. herom nedenfor.

Da whistleblowerens identitet er beskyttet efter whistleblowerloven, oplyses identiteten på whistlebloweren ikke til den indberettede person uden whistleblowerens forudgående samtykke.

Orientering til indberettede personer omfatter heller ikke oplysninger fra selve indberetningen, idet indberetningen er omfattet af en lovbestemt tavshedspligt.

Orienteringen gives som udgangspunkt, når indberetningen er modtaget, og whistleblowerenheden begynder at følge op på indberetningen. Hvis omstændighederne omkring indberetningen tilsiger det, kan tidspunktet for orientering udskydes eller helt undlades, jf. databeskyttelsesloven § 22, stk. 1 og stk. 2. Dette kan f.eks. være tilfældet såfremt hensyn til opfølgningen på det indberettede forhold, herunder også forebyggelse, efterforskning, afsløring eller retsforfølgelse af strafbare handlinger, eller at afgørende hensyn til whistlebloweren eller til andre personer overstiger hensynet til den indberettede person, eller at brud på etiske regler for lovregulerede erhverv tilsiger det.

Hvis orienteringen ikke kan ske uden at afsløre identiteten på whistlebloweren direkte eller indirekte, gives der ingen orientering.

Behandling af personoplysninger

HERNING VAND HOLDING A/S, CVR-nr. 258 106 19 er dataansvarlig for behandlingen af de personoplysninger, der behandles som led i behandlingen af indberetninger til whistleblowerordningen. Herudover er DAHL Advokatpartnerselskab selvstændig dataansvarlig for den behandling af personoplysninger, som DAHL foretager under udøvelse af sine opgaver som del af whistleblowerenheden.

Behandlingen af personoplysninger sker på grundlag af lov om beskyttelse af whistleblowere § 22.

Personoplysningerne anvendes til det formål at påse og vurdere, om der er indberettet forhold vedrørende overtrædelse af visse dele af EU-retten, alvorlige lovovertrædelser eller øvrige alvorlige forhold. Samtidig er formålet at efterforske de indberettede påstande yderligere og træffe de nødvendige konklusioner og handlinger, herunder beslutte om der skal ske videregivelse af oplysningerne, eller om der skal iværksættes sanktioner overfor den eller de indberettede personer.

Oplysningerne kan vedrøre whistlebloweren, den indberettede person og enhver tredjemand nævnt i en indberetning samt øvrige personer, som måtte afhøres i forbindelse med opfølgningen på en indberetning.

Personoplysningerne kan omfatte de oplysninger, som er indeholdt i indberetninger samt øvrige oplysninger, som indsamles under opfølgningen på en indberetning. Personoplysningerne omfatter navnlig identitetsoplysninger, kontaktoplysninger, stillingsbetegnelser, beskrivelse af det indberettede forhold, personers relation til det indberettede forhold, oplysninger om strafbare forhold, oplysninger om rent personlige forhold (navnlig ved chikanesager) samt eventuelt oplysninger af følsom karakter (art. 9 oplysninger). Sagens behandling kan medføre, at også øvrige kategorier af oplysninger indsamles og behandles.

Hvis det er relevant for opfølgningen på en indberetning, kan personoplysninger videregives til eksterne rådgivere (f.eks. advokater og revisorer) og til offentlige myndigheder (f.eks. politiet), når det er relevant i forhold til en efterforskning udført af politiet eller andre relevante myndigheder. Der er ovenfor i afsnittet om anonymitet og fortrolighed oplyst nærmere herom.

Personoplysningerne slettes i overensstemmelse med de opsatte principper for opbevaring og sletning i afsnittet nedenfor.

Registrerede personer har som udgangspunkt en række rettigheder, når deres personoplysninger behandles. De almindelige rettigheder efter databeskyttelsesforordningen begrænses dog i en vis udstrækning som følge af de fortroligheds- og tavshedsforpligtelser, der er pålagt efter whistleblowerloven.

Rettighederne hos en person, der bliver indberettet til whistleblowerordningen, eller som er nævnt i en indberetning, kan dermed begrænses eller helt afskæres. Det gælder retten til at modtage information efter databeskyttelsesforordningen art. 14 og indsigtsretten efter art. 15. Begrænsningerne sker i medfør af Databeskyttelsesforordningen art. 14, stk. 5 samt databeskyttelsesloven § 22.

Whistlebloweren har ret til at modtage oplysninger om, hvilke oplysninger Herning Vand behandler om vedkommende (indsigtsret) samt ret til at få rettet urigtige oplysninger om whistlebloweren selv. Whistlebloweren har i visse tilfælde også ret til at gøre indsigelse mod Herning Vands ellers lovlige behandling af personoplysninger om whistlebloweren. Whistleblowerens rettigheder kan også i visse tilfælde blive begrænset, hvis det vurderes, at whistleblowerens interesse i oplysningerne findes at burde vige for afgørende hensyn til private interesser, f.eks. af hensyn til andre involverede personer eller Herning Vand, hvis formålet med indsamlingen forspildes, såfremt whistlebloweren får kendskab til indsamlingen.

Hvis whistlebloweren, en indberettet person eller en anden person er uenig i den måde vedkommendes oplysninger behandles på, i forbindelse med drift og administration af whistleblowerordningen, kan der indgives en klage til Datatilsynet. Flere informationer om registreredes generelle rettigheder og yderligere oplysninger findes på www.datatilsynet.dk.

Opbevaring og sletning af indberetninger

Indberetninger og oplysninger indsamlet til opfølgning på indberetninger opbevares og behandles alene så længe, at det er nødvendigt og forholdsmæssigt for at håndtere den enkelte indberetning og overholde de krav, der følger af whistleblowerloven.

Indberetninger, der falder udenfor anvendelsesområdet for whistleblowerordningen, slettes som udgangspunkt straks og senest 7 dage efter, at whistlebloweren (hvor muligt) er meddelt at indberetningen falder udenfor ordningen og derfor ikke kan behandles. Hvis konkrete forhold taler for det, kan afviste indberetninger opbevares udover den angivne periode på 7 dage.

Indberetninger, der falder indenfor anvendelsesområdet for whistleblowerordningen, slettes ud fra en løbende og konkret vurdering fra sag til sag. Der er dermed ikke en fast frist for, hvor længe indberetninger opbevares.

I vurderingen af, om det er nødvendigt og forholdsmæssigt at en indberetning fortsat opbevares, eller om den skal slettes, vil som minimum indgå følgende: om det er sandsynligt, at personer med krav på beskyttelse efter whistleblowerloven vil kunne få behov for at dokumentere den pågældende indberetning, hensyn til Herning Vands interesser i at følge op på modtagne indberetninger – herunder ved at kæde sådanne indberetninger sammen med tidligere modtagne indberetninger og om der er grund til at antage, at den pågældende indberetning vil kunne bestyrkes af senere indkomne indberetninger om samme forhold, f.eks. fordi der allerede er modtaget flere indberetninger om samme emne.

I vurderingerne anvendes herudover følgende principper for sletning:

Hvis der foretages anmeldelse til politiet eller andre relevante myndigheder, slettes oplysningerne som udgangspunkt straks efter afslutningen af sagen hos de pågældende myndigheder.
Hvis der på baggrund af de indsamlede oplysninger gennemføres en disciplinær sanktion over for en medarbejder, eller der i øvrigt foreligger grunde til, at det er sagligt og nødvendigt for Herning Vand fortsat at opbevare oplysninger om medarbejderen, vil oplysningerne blive opbevaret i den pågældendes personalesag under iagttagelse af den til enhver tid gældende lovgivning.
Hvis der ikke indenfor 2 måneder efter afslutning af en opfølgning på en indberetning er foretaget anmeldelse til politi eller andre relevante myndigheder, eller hvis oplysningerne ikke inden denne frist er overført til en medarbejders personalesag, vil oplysningerne som udgangspunkt blive slettet.

Spørgsmål og kontaktoplysninger

Spørgsmål vedrørende whistleblowerordningen og anmodninger om udøvelse af rettigheder efter persondatalovgivningen kan stilles til Herning Vand ved henvendelse til Hans Erik Kristoffersen pr. e‑mail: hkr@herningvand.dk eller pr. telefon på 23338885.

Det er ikke muligt at foretage indberetninger direkte gennem kontaktoplysningerne ovenfor.

Spørgsmål om whistleblowerordningen kan også stilles til DAHL Advokatpartnerselskab. Kontaktoplysningerne er anført på whistleblowerportalen https://herningvand.indberet.nu. DAHL Advokatpartnerselskab er underlagt tavshedspligt og giver ikke oplysninger om indholdet af henvendelser videre til Herning Vand.

***

Opdateret den 14. marts 2024