PERSONDATAPOLITIK – JOBANSØGERE
INFORMATION OM BEHANDLING AF PERSONOPLYSNINGER
Din datasikkerhed er vigtig for os, og vi vægter derfor højt, at dine personoplysninger håndteres på en ansvarlig måde. Nedenfor kan du læse, hvordan Herning Vand Holding A/S (herefter Herning Vand, »vi«, »os« eller »vores«) behandler personoplysninger om dig, når vi agerer som dataansvarlig. Du kan også læse om, hvilke rettigheder du har i forbindelse med vores behandling.
HERNING VANDS ROLLE SOM DATAANSVARLIG
Når du søger en stilling hos os, modtager og behandler vi en række personoplysninger om dig, vi bruger til de formål, der er beskrevet i dette dokument.
De oplysninger, vi behandler som led i rekrutteringsprocessen, er nødvendige for, at vi kan kontakte dig, og at vi kan vurdere, om du er den rette kandidat til en ledig stilling hos os. De oplysninger, du giver os, bliver kun brugt i vores vurdering af dig som ansøger og i forbindelse med din eventuelle senere ansættelse.
I rekrutteringsprocessen behandler vi almindelige personoplysninger om dig, men det kan også ske, at vi behandler følsomme personoplysninger, oplysning om dit personnummer.
Her kan du læse mere om, hvilke oplysninger vi behandler om dig, når du søger en stilling hos os.
Hvis du har spørgsmål til denne privatlivspolitik eller til vores behandling af dine personoplysninger som led i håndteringen af din ansøgning og/eller dit rekrutteringsforløb, kan du kontakte Herning Vand her:
Herning Vand A/S
Ålykkevej 5, 7400 Herning, Denmark
CVR.nr: 258 106 19
E‑mail: info@herningvand.dk
Tlf.nr.: 99 99 22 99
HVILKE PERSONOPLYSNINGER VI INDSAMLER OG FORMÅLET
Vi behandler personoplysninger om dig i en række forskellige situationer. Læs nærmere om vores behandling i de forskellige situationer i efterfølgende underafsnit.
Når vi modtager din ansøgning
For at kunne behandle din ansøgning behandler vi de oplysninger om dig, som fremgår af din ansøgning, dit CV og andre medsendte dokumenter.
Det vil typisk være følgende oplysninger (listen er ikke udtømmende): Navn, adresse, fødselsdato, køn, telefonnummer, e‑mailadresse, ægteskabelig status, uddannelsesmæssig baggrund, faglige kvalifikationer, karrierehistorik, sproglige og andre relevante kompetencer og skriftlige anbefalinger/referencer.
Vores grundlag for behandlingen er databeskyttelsesforordningen artikel 6(1)(b) og artikel 6(1)(f), fordi det er nødvendigt for os at behandle oplysningerne for at vi kan vurdere, om du er den rette kandidat til stillingen hos os.
Når vi vurderer din ansøgning
Vi vurderer specifikt hver enkelt ansøgers kvalifikationer ift. den opslåede stilling, og det sker ved manuel vurdering. Når vi har læst ansøgningerne, udvælger vi kandidater til ansættelsessamtale®. De kandidater, som ikke bliver indkaldt til samtale, får besked om dette.
Til ansættelsessamtaler
I rekrutteringsprocessen gennemfører vi ansættelsessamtaler med fokus på både dine faglige og personlige kompetencer, jobbets indhold samt vores virksomhed som arbejdsplads. Vi noterer nogle af de oplysninger, der kommer frem under samtalen/samtalerne, til brug for den endelige evaluering af ansøgerne til stillingen. Det er kun relevante oplysninger, vi benytter i vurderingen af, om du skal tilbydes en stilling hos os.
Vores grundlag for behandlingen er aftalen med dig, jf. databeskyttelsesforordningen artikel 6(1)(b) og interesseafvejningsreglen, da det er nødvendigt for os at behandle oplysningerne for at vi kan vurdere, om du er den rette kandidat til stillingen hos os.
Helbredsoplysninger
I helt særlige tilfælde kan vi anmode dig om oplysninger om dit helbred. Det kan være relevant i de situationer, hvor en sygdom vil have væsentlig betydning for din evne til at varetage stillingen.
Hvis det konkret vurderes nødvendigt med helbredsoplysninger, vil vi angive, hvilke sygdomme eller symptomer på sygdomme, vi ønsker oplysninger om. Vi respekterer naturligvis de rammer og begrænsninger, som helbredsoplysningsloven sætter. i den forbindelse. I sådanne tilfælde vil vi bede om dit samtykke, inden oplysningerne indhentes.
Vores grundlag for behandlingen er dit samtykke, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 9 (2)(a). Det vil i disse særlige tilfælde være nødvendigt for os at behandle oplysningerne for at kunne vurdere, om du er den rette kandidat til stillingen hos os.
Referencer
I nogle stillinger er det nødvendigt at indhente referencer fra tidligere arbejdsgivere. Det gør vi for at kontrollere, at de oplysninger, du har givet os i ansættelsesforløbet, er korrekte og retvisende. Hvis vi indhenter referencer fra én eller flere af dine tidligere arbejdsgivere, registrerer vi, at vi har talt med en referent.
Hvis vi gerne vil indhente oplysninger om dig hos din nuværende eller tidligere arbejdsgiver, vil vi bede om dit samtykke, inden vi indhenter oplysningerne. Hvis du ikke giver dit samtykke, indhenter vi ikke referenceoplysninger.
Vores grundlag for behandlingen er dit samtykke, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6 (1)(a) og/eller, artikel 9 (2)(a).
OPBEVARING OG SLETNING AF OPLYSNINGER BEHANDLET I REKRUTTERINGSPROCESSEN
Hvis du får afslag, sletter vi de oplysninger, vi har registreret om dig, inden for 6 måneder. Formålet med opbevaringen er at kunne dokumentere rekrutteringsprocessen og grundlaget for afslaget.
Hvis du bliver ansat hos os, opbevarer vi oplysningerne fra rekrutteringsprocessen som en del af din personalemappe under din ansættelse for at kunne dokumentere historikken for dit ansættelsesforhold. Du vil modtage særskilt information herom i forbindelse med din ansættelse hos os.
OPBEVARING MED HENBLIK PÅ SENERE REKRUTTERING
I nogle situationer ønsker vi at gemme din ansøgning, selvom du har fået afslag, med henblik på senere rekruttering. Hvis vi vil gemme din ansøgning, beder vi om dit samtykke.
Vi opbevarer din ansøgning til dette formål indtil udgangen af det år hvor ansøgningen blev modtaget.
Vores grundlag for behandlingen er dit samtykke (databeskyttelsesforordningens artikel 6 (1)(a)).
DELING AF DINE PERSONOPLYSNINGER MED ANDRE
Herning Vand kan endvidere videregive dine personoplysninger til en offentlig myndighed i situationer, hvor vi konkret er forpligtiget til at videregive dine personoplysninger i medfør af lovgivning og underretningsforpligtigelser, som vi er underlagt.
Vi videregiver ikke dine personoplysninger til andre modtagere medmindre dette er nødvendigt.
Vi forsøger at begrænse videregivelsen af data i personhenførbar form og dermed videregivelsen af oplysninger, som kan henføres til dig personligt.
Herning Vand overlader desuden dine personoplysninger til databehandlere. Vores databehandlere behandler alene dine personoplysninger til vores formål og på vores instruks.
OPBEVARING, DATAINTEGRITET OG SIKKERHED
Når dine personoplysninger ikke længere er nødvendige, vil vi sikre, at de slettes på en sikkerhedsmæssigt forsvarlig måde.
Det er vores politik at beskytte personoplysninger ved at træffe tilstrækkelige tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger.
Vi har implementeret sikkerhedsforanstaltninger, der skal sikre databeskyttelse for alle de personoplysninger, som vi behandler. Vi gennemfører regelmæssigt interne opfølgninger i forhold til tilstrækkeligheden og efterlevelsen af politikker og foranstaltninger.
DINE RETTIGHEDER
Som registreret har du en række rettigheder i henhold til databeskyttelsesforordningen. Hvis du vil gøre brug af dine rettigheder, skal du kontakte os.
Du kan – ubetinget og til enhver tid – trække ethvert samtykke tilbage. Det kan ske ved at sende en e‑mail til os (se e‑mail ovenfor). Tilbagekaldelse af dit samtykke vil ikke have nogen negativ indvirkning. Det kan dog betyde, at vi ikke fremover kan opfylde specifikke anmodninger fra dig. Tilbagekaldelse af dit samtykke vil ikke påvirke lovligheden af behandlingen på grundlag af samtykke, inden det trækkes tilbage. Endvidere vil det ikke påvirke nogen behandling, der udføres på anden lovlig basis.
Du kan desuden – ubetinget og til enhver tid – gøre indsigelser gældende mod vores behandling, når den sker på baggrund af vores legitime interesse.
Dine rettigheder omfatter også følgende:
- Ret til indsigt: Du har ret til at få indsigt i de personoplysninger, som vi behandler om dig.
- Ret til berigtigelse: Du har ret til at få urigtige personoplysninger om dig selv berigtiget og ufuldstændige personoplysninger fuldstændiggjort.
- Ret til sletning (retten til at blive glemt):I særlige tilfælde har du ret til at få slettet personoplysninger om dig, inden det tidspunkt hvor vi almindeligvis vil slette dine personoplysninger.
- Ret til begrænsning af behandling: Du har i visse tilfælde ret til at få behandlingen af dine personoplysninger begrænset. Hvis du har ret til at få begrænset behandlingen, må vi fremover kun behandle personoplysningerne – bortset fra opbevaring – med dit samtykke, eller med henblik på at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares, eller for at beskytte en person eller vigtige samfundsinteresser.
- Ret til at gøre indsigelse: Du har i visse tilfælde ret til at gøre indsigelse mod vores behandling af dine personoplysninger, og altid hvis behandlingen er med henblik på direkte markedsføring.
- Ret til dataportabilitet: Du har i visse tilfælde ret til at modtage dine personoplysninger i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format samt at få overført disse personoplysninger fra én dataansvarlig til en anden.
- Ret til at indgive klage: Du kan til enhver tid indgive klage til Datatilsynet over vores behandling af personoplysninger. Se mere på datatilsynet.dk, hvor du også kan finde yderligere information om dine rettigheder som registreret.
OPDATERING AF VORES PRIVATLIVSPOLITIK
Fra tid til anden vil det være nødvendigt for os at opdatere denne privatlivspolitik. Vi gennemgår regelmæssigt vores privatlivspolitik for at sikre, at den er opdateret, retvisende og i overensstemmelse med gældende lovgivning og principper for behandling af personoplysninger. Vi offentliggør nye versioner på vores hjemmeside.
Denne politik har versions-nr. 3. og er gældende fra den 12. juni, 2023.